メール＜電話＜会う

トヨタでは最近、「メールで済ましていた事は電話しろ。電話で済ましていた事は会いに行け」という指導をしているという話を聞きました。

人から聞いた話ですので、真偽はわかりませんが、トヨタが業務上どこで非効率が起きているかを解析した結果、コミュニケーションエラーが第１だったからということのようです。

この話を聞いたからではありませんが、
私も最近、メールよりも電話を意識して活用しています。
電話ですと、メールよりも心理的距離が近くなるのもありますし、なによりコミュニケーションがリッチになるんですよね。

電話ですと、本題の伝えたい内容に加えて、
「いやあ、最近忙しいんですよ。○○が○○になってね」
とか
「そういえば、メールに書き忘れましたが・・・」
なんていう
＋αの情報が得られるのですが、これが結構役に立つことも多いです。
そこから話が横道にそれて、意外なところで繋がったりするのが、面白いですね。
これは、メールだと起こりにく現象です。

また、メールは気軽と言っても、ビジネス用途ですと、ある程度文体に気を配って書いていますので、多少時間がかかります。電話した方が総合的には効率が良い気がします。

もちろん、メールの良いところもありますので、組み合わせて使っています。
例えば、文字に残したい内容はメールにして送っています。
電話で概略を説明してから、メールで「先ほどの内容、詳しくは添付資料をご覧ください」なんていうこともします。逆にメールの気軽さを利用して、「○○の件で相談したいのですが、一度、電話しても良いですか？」と打診しておいて、詳しくは電話で話をするということもしています。試行錯誤中です。

みなさんのノウハウもありましたら、ぜひ教えてくださいね！

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